CONSIDERACIONES ADICIONALES

I. Consideraciones adicionales

1. Planeación logística

Para establecer un sistema logístico es necesario que existan decisiones de por medio que faciliten la labor de cada elemento. Es así que para la toma de decisiones se tiene que realizar un reconocimiento del entorno que permita revisar grandes volúmenes de información para anticipar e interpretar los cambios en el ambiente, que en el caso de nuestra empresa es el ambiente agrícola. De igual forma, dentro de este reconocimiento del ambiente se tiene que realizar la inteligencia de la competencia que permita recabar información sobre la competencia y estar al tanto de los cambios que se llevan a cabo dentro de ellas, para poder realizar estrategias que nos permitan sacar ventajas en el mercado.

Luego de haber realizado el reconocimiento del entorno y obtener los resultados, se deberá establecer pronósticos que puedan predecir las futuras tendencias en el mercado. El pronóstico puede ser cualitativo, cuando se utilizan reglas matemáticas y conjuntos de dados, y cuantitativo, cuando se realiza a base de juicios realizados por conocedores del sector. Aún así cabe recordar que la exactitud de los pronósticos no es del 100% y hay variables que pueden alterar toda la lógica que los resultados puedan dar. Es por ello que el diseño de la red logística y la planificación de producción y de los materiales deben de tener planes de contingencia en caso se presenten dificultades.

A continuación se podrá observar un cuadro en donde se muestran las decisiones logísticas en una empresa:

2. Una red logística optimizada

Una red logística optimizada se logra cuando los responsables logísticos dentro de la empresa conocen la misión fundamental de su función: minimizar los costos del sistema, atendiendo a las condiciones de servicio requeridas por la estrategia empresaria desde el punto de origen hasta el punto de consumo, con el objeto
de satisfacer los requerimientos del cliente.

3. Rol del operador logístico

Un operador logístico es aquel que apoya a una empresa para mejorar su competitividad y manejar todos los elementos de la cadena de abastecimiento para que la mercadería llegue al consumidor final en óptimas concisiones. El operador logístico busca ahorrar tiempo y espacio en la distribución del producto generando en la empresa a la que presta servicio una imagen de eficacia.

A continuación se podrán observar diferentes gráficos en los cuales se aprecia la función logística integradora en los procesos generales de una empresa, y la logística en el mercado interno y externo.

GRÁFICO 1: Logística Integradora

GRÁFICO 2: Logística del Mercado Local

GRÁFICO 3: Logística de Exportación

En los últimos años el sector de los agronegocios ha incrementado su necesidad por contar con estos operadores para mejorar su servicio y rentabilidad.
CULTIVA S.A contando con una visión emprendedora y buscando situarse en el mercado, debe de optar por la contratación de un operador logístico que busque una mayor formalización y rendimiento de la empresa. Para ello, la empresa se basará en las tendencias que existen departe de las empresas a lo largo de Latinoamérica para la selección de un buen operador logístico. Dichas tendencias se presentarán en la gráfica de la siguiente página. (ver como gráfica 4)

GRÁFICO 4: El Operador Logístico

4. Logística en el transporte

Asimismo, es necesario establecer un acuerdo claro en el transporte de mercancías, con el fin de no verse involucrados en problemas con respecto a los bienes transportados. Este acuerdo claro en el transporte de mercancías se llama:

a) Contrato de transporte de mercancías
En términos jurídicos el contrato de transporte de mercancías es el acuerdo de voluntades y el documento contractual que prueba dicho acuerdo. En nuestro país el Ministerio de Transportes y Comunicaciones ha establecido reglas necesarias para que los transportistas puedan circular por el territorio nacional cuando trasladen mercancías en camiones o vehículos con capacidad de carga útil de dos o más toneladas.

Ahora, por parte de la empresa usuaria es necesario que esta cumpla con emitir su propia guía de remisión del remitente (GRR), por cada viaje, vehículo, destino y destinatario, pues si no lo hace la SUNAT podría decomisar la mercancía que se esta trasladando o exigir el pago de una multa tributaria, lo cual haría que el costo final sea mayor al establecido de la empresa, disminuyendo los ingresos finales.

A su vez, también la empresa usuaria debe de verificar en la página de la SUNAT, que el transportista se encuentre en el RUC en condición de habido, pues en caso contrario, pese a que exista la guía de remisión del transportista emitida por dicho sujeto se entenderá que no existe en realidad una GRT que sustente ese traslado.

A continuación se detallará una serie de pasos que una empresa debe seguir para establecer un correcto transporte de mercancías

Paso Nº 1
Firmar: Con la firma del contrato (o acuerdo de voluntades), una de las partes
(llamado porteador o transportista) se obliga, a cambio de un precio ( porte o flete), a llevar un bien a un lugar señalado por la otra parte (cargador o usuario). El destino puede ser donde se encuentre el usuario o donde este lo indique (llamado destinatario).

Paso Nº 2
Definir el lugar: Si se quiere que la mercancía llegue en el tiempo oportuno a su destino 8cumpliéndose el objeto del contrato), debe tomarse en cuenta que las partes deben acordar claramente el destino o lugar exacto en el que debe dejarse la mercancía y la fecha máxima para cumplir con tal entrega

Paso Nº 3
Acordar el precio: El precio, porte o flete es el monto que cobrará el transportista por realizar el servicio de transporte de la mercancía. Se debe indicar el momento y forma de pago. Se sugiere que el pago se efectúe por medio bancario, de modo que se pueda cumplir con las exigencias tributarias vigentes.

Paso Nº 4
Cuidar los detalles: Hay que especificar el detalle de la mercancía que se debe trasladar. Además se debe dejar claramente establecidas las condiciones que el transportista debe cumplir para mantener la intangibilidad y la calidad de los bienes que se trasladan.

Paso Nº 5
Señalas contingencias: Indicar el resarcimiento para el usuario si las mercancías no son entregadas en el destino y momento acordados. El transportista, desde que recibe las mercancías asume la obligación de entregarlas en el destino indicado, de modo que debe responder de los actos y omisiones propios y de sus dependientes.

5. Logística en el aprovisionamiento y almacenaje: Manejo de los inventarios

La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades. De igual forma el manejo de los inventarios implica llevar los procedimientos para realizar los controles tanto físicos como contables del activo fijo de una empresa. CULTIVA S.A ha considerado como un aspecto importante el manejo de los inventarios en la logística del proceso de aprovisionamiento que se trato con anterioridad, ya que no sólo es necesario conseguir los insumos que nos lleven a producir nuestros cultivos, sino que también es necesario llevar a lo largo del tiempo una rentabilidad en nuestras actividades.

Hay que saber qué es lo que se tiene, y qué es lo que hace falta. Se debe de tener en conocimiento con qué rapidez se gastan los insumos, para también anticiparse ante ello y ganar tiempo, lo cual se refleja en una mayor productividad.

Los inventarios tienen una gran influencia en el desarrollo de una empresa, ya que gracias a estos se pueden conocer con exactitud las cantidades y los importes reales con los que se cuenta en las cuentas contables.

Cabe recordar que para la realización de inventarios se deben de elaborar los manuales de procedimientos y funciones, lo cual implicaría realizar lo siguiente:
En primer lugar, ordenar y optimizar los espacios, luego codificar totalmente la totalidad de ítems con que cuenta dicho depósito y finalmente se debe armar una base de datos. Con estos puntos resueltos, una empresa se encontrará lista para realizar un inventario físico y conocer las cantidades reales con que cuenta la empresa. De igual forma, antes de empezar un inventario debe armarse un cronograma, aprobado por la empresa y la contratista encargada del mismo. Los plazos deben consignarse en dicho documento. Para ello, todo inventario debe de pasar por una primera etapa de planificación, así como las visitas previas del local en donde se realizará el inventario.

La frecuencia de la realización de los inventarios debe de ser por lo menos una vez al año. Asimismo, se puede considerar como una buena práctica llevar a cado inventarios cada 6 meses con lo cual el trabajo a realizar se agilizaría.

Por último, un correcto control de inventarios significa un buen planeamiento de operaciones de producción a largo, mediano y corto plazo, al igual que una buena programación de la producción y los métodos de control. Un sistema de control amplio e integrado que incluya al planeamiento, la programación y el control de la producción, ha de tener una estrecha relación con otras actividades del proceso administrativo, como movimiento de caja, presupuesto financiero, y pronóstico de ventas.

* Tener en cuenta:

- La política de inventarios es obligatoria si el volumen anual de ventas de una empresa pasa las 500 UIT.

- Según las estadísticas de la Escuela empresarial para PYMES, estas empresas tiene entre un 20% y 30% de pérdida de stock debido a la mala aplicación o inexistencia de inventarios.

II. Controles complementarios

1. Control de compras

Debido a la gran competencia que existe en el mercado, ya sea en cualquier rubro, diferentes empresas han comenzado a funcionar únicamente con el concepto de control complementario a la disposición de emplear una persona o una sección para que coordine las actividades inherentes de control a los proveedores.

Esta forma de manejo, permite que por ejemplo, un departamento de compras se vea en la necesidad de contar con un análisis profundo en cuanto al manejo de márgenes de utilidad, precios de venta internos y de la competencia, rotación de inventarios, análisis de Paretto de los proveedores, etc., para poder situar al responsable comprador con la realidad del mercado y de la empresa.

Entre más conocimiento se pueda manejar en la negociación, mejores oportunidades tendrá el comprador en obtener sus objetivos con el proveedor.

Es por esta razón que la empresa CULTIVA S.A tiene muy en cuenta dicho manejo organizacional para posiblemente ser utilizado dentro de la empresa, con el fin de mejorar la productividad, la rentabilidad y ser más competitiva en el rubro de los agronegocios.

A continuación se podrá observar el esquema del control de compras:

Es por este motivo que desde hace ya varios años, se ha dado una mayor importancia a la relación que existe entre las Tecnologías de Información y las estrategias del negocio. Prueba de ello, ha sido el incremento sustancial de de paquetes de software empresariales entre los que destaca el ERP (Enterprise Resource Planning), con el cual los directivos de las compañías esperan tener integradas todas las áreas o departamentos de la compañía que apoyan para la generación de sus productos y servicios.

El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas, comercial, logística, producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de la empresa.

Gráfica del Sistema ERPLos componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todos los sistemas, recursos y operaciones empresariales de manera expedita y consistente, gracias tanto a la aplicación ERP en si misma, como al sistema de bases de datos que la soporta, a menudo una base de datos relacional.

Entre los módulos clásicos de un ERP, se cuentan los sistemas de: producción, ventas, compras, logística, contabilidad, remuneraciones, inventarios y control de almacenes, pedidos, etc.

Objetivos de los sistemas ERP

Entre los objetivos principales de los ERP como sistemas de planeación tecnológicos, se cuentan:

- Optimización de procesos empresariales
- Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (un aspecto fundamental es la integridad de datos)
- La posibilidad de compartir información entre cada componente de la organización, eliminando datos y operaciones innecesarias (o redundantes)
- Reducción de tiempos y de costes de procesos (mediante procesos de reingeniería).

A pesar de las múltiples ventajas que ofrece el Sistema ERP, existen también algunas desventajas entre las cuales se encuentran:

- Los ERP's suelen ser soluciones que no cualquier compañía puede cubrir.

- Una de las debilidades que se puede mencionar es la complejidad del proceso
para integrar información contenida en sistemas externos al ERP ó en aplicaciones
distribuidas geográficamente.

Además, cabe indicar que el uso de esta clase de sistemas también se de supeditado a la cultura organizacional de la empresa, y la predisposición de los trabajadores ante el reto que supone capacitarse para el dominio de las nuevas tecnologías. Mientras tanto, entre los factores de éxito del mismo se pueden citar la mejora de los procesos, la predisposición del personal, capacitación, cultura, aceptación y selección adecuada, pero la clave está en el compromiso y la dedicación que merece una inversión de este tipo, que puede llevar a la empresa a la operatividad y eficiencia financiera o a la quiebra de la empresa

En resumen se puede decir que el éxito o fracaso de la implantación de los diferentes sistemas tecnológicos, entre los cuales se encuentra el ERP, viene dado por un conjunto de elementos entre los cuales destacan:

• La organización donde va a ser implantada: la estrategia, sus personas, la cultura, los procesos,

• Las distintas consultoras que ofrezcan los servicios de pre-implantación e implantación.

• El ERP elegido, es decir, tanto el producto en sí como el fabricante.

• Bajo nivel de patrocinio por parte de la alta dirección.

• Falta de conocimiento de los procesos actuales.

• Información de mala calidad (no depurada).

• Cultura Organizacional.

• Falta de conocimiento de los procesos actuales.

• Rotación de Personal, la retención es una necesidad. Especialmente cuando no hay una clara alineación hacia la visión del negocio, deficiente asignación de prioridades, y una comunicación deficiente.